Para comenzar... una historia
Hace un tiempo conocí un oficial de la Fuerza Aérea que me compartió una de sus vivencias asociadas a un curso de ascenso. Consistía en una prueba de supervivencia en la que lo transportaban en helicópetro a una zona selvática y lo decargaban en algún sitio de ella acompañado de unas provisiones y equipo mínimo; el objetivo era claro: Debía regresar a la base poniendo a prueba su conocimiento y capacidad física.
Para comenzar, me comentaba el oficial, lo primero que se debe hacer ante esta situación es "No moverse" lo cual reulta lógico... si usted está perdido (no sabe dónde está) y se mueve ¡Se perderá más! (una frase popular dice "el perdido busca el monte") con lo cual resultan 3 acciones concretas que se deben seguir:
1. Situarse (reconocer el lugar o punto de partida)
2. Orientarse (definir un sitio visible al que se quiera llegar)
3. Dirigirse hacia allá (utilizado las herramientas y conocimiento aprendido)
2. Orientarse (definir un sitio visible al que se quiera llegar)
3. Dirigirse hacia allá (utilizado las herramientas y conocimiento aprendido)
¿Por qué cuento esta historia en un espacio en el que abordo la temática de administración del tiempo?
Más que la capacidad física requerida para superar la prueba de supervivencia, realmente el conocimiento y otras habilidades aprendidas son las que permiten lograr el objetivo. En la administración del tiempo sucede lo mismo: podemos aprender a administrar el tiempo con lo que es posible orientar la vida hacia un objetivo claramente definido sin ir deambulando de un lado a otro sin encontrar sentido a lo que hacemos.
El valor del tiempo...
Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro recurso más valioso.
Para reflexionar: (Comparto algunas respuestas dadas por participantes de los talleres presenciales)
¿Qué es el tiempo?
Una unidad de medida cuantitativa.
La dimensión en que todo es irrepetible.
La percepción del tiempo es relativo al tiempo vivido, al disfrute de lo que se hace y al lugar en el que se está.
Magnitud física que mide los estadios y acontecimientos sucedidos entre un punto y otro de esta medición.
Sensación que tiene el ser humano de que todo pasa a un ritmo considerable. Esto fluctúa según el estado de ánimo u otros factores que incidan en su percepción.
¿Por qué el tiempo es valioso?
Es irrepetible. El valor del tiempo, y de lo que hace con este, depende de cada persona y la intencionalidad que tenía.
Es valioso porque es irrecuperable. No se puede comprar, no se puede recargar, genera diferentes emociones (buenas o malas), se puede disfrutar. Para las empresas tiene un valor económico y su correspondiente unidad de pago en el salario de las personas.
Cada persona le da su valor.
¿Para qué hacer un buen uso del tiempo?
Para el cumplimiento de todas las tareas. Para disponer del tiempo personal y disfrutar del tiempo libre. Para no sentirnos culpables por perder el tiempo. "El tiempo, el implacable, el que pasó, siempre una huella triste nos dejó."
En lo económico para ser más productivos, más eficientes en lo que queremos o hacemos.
Para que cada momento importante tenga el tiempo correspondiente ya que esto aporta satisfacción, placer o felicidad.
Para tener tiempo e invertirlo en lo que generalmente no lo invertimos.
¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo?
Dependiendo dónde estamos, adónde queremos ir y nuestras metas, debemos dar un orden priorizado de lo que queremos hacer en el orden laboral, familiar y de entretenimiento. Lo anterior permitirá un mayor disfrute de la vida.
Planear, priorizar, definir actividades, clasificar, dar categoría a las actividades (jerarquización).
Para reflexionar: (Comparto algunas respuestas dadas por participantes de los talleres presenciales)
¿Qué es el tiempo?
Una unidad de medida cuantitativa.
La dimensión en que todo es irrepetible.
La percepción del tiempo es relativo al tiempo vivido, al disfrute de lo que se hace y al lugar en el que se está.
Magnitud física que mide los estadios y acontecimientos sucedidos entre un punto y otro de esta medición.
Sensación que tiene el ser humano de que todo pasa a un ritmo considerable. Esto fluctúa según el estado de ánimo u otros factores que incidan en su percepción.
¿Por qué el tiempo es valioso?
Es irrepetible. El valor del tiempo, y de lo que hace con este, depende de cada persona y la intencionalidad que tenía.
Es valioso porque es irrecuperable. No se puede comprar, no se puede recargar, genera diferentes emociones (buenas o malas), se puede disfrutar. Para las empresas tiene un valor económico y su correspondiente unidad de pago en el salario de las personas.
Cada persona le da su valor.
¿Para qué hacer un buen uso del tiempo?
Para el cumplimiento de todas las tareas. Para disponer del tiempo personal y disfrutar del tiempo libre. Para no sentirnos culpables por perder el tiempo. "El tiempo, el implacable, el que pasó, siempre una huella triste nos dejó."
En lo económico para ser más productivos, más eficientes en lo que queremos o hacemos.
Para que cada momento importante tenga el tiempo correspondiente ya que esto aporta satisfacción, placer o felicidad.
Para tener tiempo e invertirlo en lo que generalmente no lo invertimos.
¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo?
Dependiendo dónde estamos, adónde queremos ir y nuestras metas, debemos dar un orden priorizado de lo que queremos hacer en el orden laboral, familiar y de entretenimiento. Lo anterior permitirá un mayor disfrute de la vida.
Planear, priorizar, definir actividades, clasificar, dar categoría a las actividades (jerarquización).
Pasos para elaborar un Horario
Los que tenemos hijos pequeños, sabemos que, desde sus primeros años, nos recomiendan que le construyamos un horario al niño. Esta herramienta ayuda a que nuestro hijo comprenda que hay un momento para comer, otro para jugar, otro para dormir, otro para ver TV, otro para ir al pre-escolar, etc., y que en la medida en que el niño visualice este horario aceptará más facilmente unas normas mínimas que le ayudarán a llevar una vida organizada y más feliz (porque dificilmente tendrá espacio para el aburrimiento y la pereza).
Esta sencilla herramienta tiene un potencial enorme cuando la utilizamos en nuestra edad adulta. A continuación sugiero algunos pasos para aplicarla en nuesras vidas:
2. Define el tiempo estimado a la semana para cada una de las actividades antes listadas (Recuerda que la semana tiene sólo 168 Horas).
3. Escribe las actividades en el horario balanceando y alternando todas ellas.
a. Puedes aprovechar más el tiempo combinando cosas que tienes que hacer con otras que quieres hacer (por ejemplo: Hacer ejercicio con compartir en familia, Transportarse al trabajo con estudiar, etc.).
b. Una vida más productiva y feliz se logra cuando se equilibran las diferentes actividades cada día. No es la cantidad de tiempo dedicada a las actividades, recuerda que en la productividad el tiempo es denominador.
c. Se puede destinar menos tiempo a ciertas actividades. Esto se logra revisando los procesos y cambiando los métodos, no simplemente haciéndolas más rápido o destinando menos tiempo (por ejemplo: con el sueño, es indiscutible que es mejor la calidad del sueño que la cantidad; sin embargo, no puedo pensar que puedo dormir mejor durmiendo menos y solo levantándome más temprano)
Esta sencilla herramienta tiene un potencial enorme cuando la utilizamos en nuestra edad adulta. A continuación sugiero algunos pasos para aplicarla en nuesras vidas:
- Haz una lista de las actividades que debes realizar y las que te gustaría hacer en tu vida atendiendo las siguientes dimensiones:
a. Física (tu cuerpo)
b. Intelectual (tu mente, estudio)
c. Profesional (Trabajo)
d. Afectiva (Seres queridos, Familia)
e. Social (Amigos)
f. Espiritual (Trascendencia)
g. Otros intereses (Hobbies, cultura, arte, etc.).
2. Define el tiempo estimado a la semana para cada una de las actividades antes listadas (Recuerda que la semana tiene sólo 168 Horas).
3. Escribe las actividades en el horario balanceando y alternando todas ellas.
a. Puedes aprovechar más el tiempo combinando cosas que tienes que hacer con otras que quieres hacer (por ejemplo: Hacer ejercicio con compartir en familia, Transportarse al trabajo con estudiar, etc.).
b. Una vida más productiva y feliz se logra cuando se equilibran las diferentes actividades cada día. No es la cantidad de tiempo dedicada a las actividades, recuerda que en la productividad el tiempo es denominador.
c. Se puede destinar menos tiempo a ciertas actividades. Esto se logra revisando los procesos y cambiando los métodos, no simplemente haciéndolas más rápido o destinando menos tiempo (por ejemplo: con el sueño, es indiscutible que es mejor la calidad del sueño que la cantidad; sin embargo, no puedo pensar que puedo dormir mejor durmiendo menos y solo levantándome más temprano)
A manera de test...
A continuación comparto unas frases que te servirán para conocer hasta qué punto administras bien tu tiempo en el trabajo. Aquellas en las que, de acuerdo con tu experiencia, darías una respuesta de “casi nunca” ó “pocas veces” muestran las áreas en las que debes enfocarte para mejorar.
Planeación:
1. Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar y el tiempo dedicado a actuar
2. Hago una lista solo de las cosas importantes que debo hacer cada día
3. Tengo claro cuántas horas trabajaré cada día
Acción:
4. Dedico tiempos específicos durante el día para atender el correo electrónico
5. Compruebo y ordeno los papeles de mi oficina
6. Compruebo y ordeno los archivos de mi computador
Rasgos que me identifican:
7. Puedo emprender tareas en mi oficina sin ser interrumpido
8. Cuando realizo un trabajo en que necesito concentrarme, cierro la puerta de la oficina
9. Delego tareas en otros que podría hacer yo mismo
10. Hago un seguimiento del trabajo delegado
11. Intento que los informes de las personas a mi cargo sean breves
12. Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y compañeros
13. Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis compañeros y colaboradores
14. Elimino todos los papeles de mi escritorio
15. Tengo cerca de mi solo lo que utilizo con mayor frecuencia
16. Procuro estar actualizado en herramientas informáticas
Manejo de reuniones:
17. Las reuniones que organizo inician y terminan puntualmente
18. Llevo lo necesario a las reuniones que asisto
19. Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo
20. Hago seguimiento de los compromisos asumidos en la reunión
Manejo del teléfono:
21. Reservo una hora del día para llamar
22. Hago una lista de las llamadas pendientes y los temas a tratar
23. Devuelvo las llamadas telefónicas no contestadas
Planeación:
1. Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar y el tiempo dedicado a actuar
2. Hago una lista solo de las cosas importantes que debo hacer cada día
3. Tengo claro cuántas horas trabajaré cada día
Acción:
4. Dedico tiempos específicos durante el día para atender el correo electrónico
5. Compruebo y ordeno los papeles de mi oficina
6. Compruebo y ordeno los archivos de mi computador
Rasgos que me identifican:
7. Puedo emprender tareas en mi oficina sin ser interrumpido
8. Cuando realizo un trabajo en que necesito concentrarme, cierro la puerta de la oficina
9. Delego tareas en otros que podría hacer yo mismo
10. Hago un seguimiento del trabajo delegado
11. Intento que los informes de las personas a mi cargo sean breves
12. Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y compañeros
13. Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis compañeros y colaboradores
14. Elimino todos los papeles de mi escritorio
15. Tengo cerca de mi solo lo que utilizo con mayor frecuencia
16. Procuro estar actualizado en herramientas informáticas
Manejo de reuniones:
17. Las reuniones que organizo inician y terminan puntualmente
18. Llevo lo necesario a las reuniones que asisto
19. Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo
20. Hago seguimiento de los compromisos asumidos en la reunión
Manejo del teléfono:
21. Reservo una hora del día para llamar
22. Hago una lista de las llamadas pendientes y los temas a tratar
23. Devuelvo las llamadas telefónicas no contestadas
Memorias Taller Administración del tiempo EAFIT Noviembre/08
A continuación les comparto las diapositivas que utilizo para apoyar el desarrollo del taller de administración del tiempo en modalidad presencial.
