Hace unos días me compartieron un video de una conferencia que dura 10 minutos y que nos enseña sobre el valor de los sueños, la vida, el esfuerzo. En una parte de esta conferencia, se define la experiencia como el aprendiaje que obtienes por aquello que no logras.
Si miramos hacia atrás en el tiempo, podríamos reconocer gran cantidad de sueños fallidos y fracasos al emprender una nueva empresa, participar en un nuevo proyecto y aventuranrnos a lo desconocido... si lograramos capitalizar todo lo anterior como aprendizaje, estaremos mejor preparados para el futuro ¡Mirando el pasado todos somos sabios!
Existen dos factores que NO nos permiten aprender de nuestra experiencia:
1. No asumir riesgos. Nos sentimos mejor y más seguros haciendo las cosas de la misma manera cada día sin pensar en cambiar y explorar nuevas formas de hacer lo que hacemos (seguro más eficientes y productivas) y que nospermiten lograr un resultado igual o mayor.
2. La lección aprendida luego de un fracaso es no volver a intentarlo en el futuro. Los fracasos siempre contienen un aprendizaje mayor; simplemente es que no hacemos una evaluación apropiada de lo sucedido para encontrar las lecciones aprendidas que nos llevarán a emprender un nuevo reto con más posibilidad de salir bien librados.
El video al que hice referencia lo pueden ver en:
http://www.clarin.com/shared/v8.1/swf/fullscreen_video.html?archivo=http://videosfla.uigc.net/2008/07/29/rp.flv
¿Qué tan dispuesto estás a asumir riesgos para encontrarle el verdadero valor a la vida?
viernes, 5 de diciembre de 2008
miércoles, 26 de noviembre de 2008
Coherencia entre tus proyectos y tus realizaciones
En nuestra vida podríamos distinguir 2 escenarios: Uno que es el ideal (inmaterial) y que está representado en todo lo que creemos posible y lo que pensamos emprender en el futuro. El otro escenario es el real y que da cuenta de lo que realmente hacemos y hace parte de nuestra historia.
Una coherencia entre los objetivos, planes y acciones es determinante para una administración del tiempo eficaz. Es usual encontrar personas que mantienen una linea de división entre el mundo ideal y real al punto de asumirlas como dos dimensiones irreconciliables; estas personas, al final de sus vidas, miran hacia atrás y lo que encuentran son reproches y lamentaciones... yo quería casarme, yo siempre quise tener hijos, yo quise realizar un posgrado, yo quería trabajar en otra cosa, etc. ¿qué fue lo que sucedió con su vida que no le permitió realizar sus sueños y deseos?
Algunos pensarán que fue mala suerte, falta de oportunidades, que la vida no les sonrió. Si indagamos en las causas, encontraremos que no existió coherencia entre lo que creimamos posible y lo que queríamos realizar con lo que realmente hicimos. Un buen ejemplo de ello lo encontramos en el testimonio dado por Warren Buffett en la entrevista que le hicieron hace unos días:
Para que sirve el dinero
Para reflexionar: Muchos le damos mucha importancia a nuestra familia, y la pregunta es ¿Cuánto tiempo le dedicamos a compartir con ella cada día?
martes, 25 de noviembre de 2008
¿Es verdad que el tiempo se está contrayendo?
Esta pregunta es respondida por el físico Guillermo Pineda en su artículo "El vertiginoso paso del tiempo (Suplemento Generación, domingo 23 de noviembre de 2008, páginas 6 y 7).
Lo paradójico de esta creencia es que, desde la astrofísica, realmente ¡el tiempo se está dilatando en lugar de contraerse!
La sensación que muchos tenemos de que cada vez el tiempo pasa más rápido, se debe a la gran cantidad de sucesos que enfocan nuestra atención en un día; todo esto, gracias al avance en las Tecnologías de Información y Comunicación que nos permiten darnos cuenta de lo que acontece minuto a minuto en un mundo globalizado.
En últimas, la percepción de que el tiempo es más corto, tiene su explicación desde la psicología y la tenemos las personas que vivimos intensamente y realizamos una gran cantidad de actividades (productivas o no) aquellos para los que los días trasncurren con monotonía y pocas emociones, no dirán lo mismo.
¿Cómo percibes el paso del tiempo en tu vida?
martes, 11 de noviembre de 2008
¿Qué tan atento debo estar de mi correo?
Las tecnologías son algo maravilloso y peligroso. ¿Qué sería de nosotros sin Internet? Si queremos, podemos hacer que herramientas como el correo electrónico administen nuestro tiempo y, por qué no decirlo, que nos desenfoquen de nuestras prioridades... la adicción al correo electrónico lleva a que muchos piensen en la necesidad de un Blackberry resistente al agua para poder consultarlo mientras toman una ducha o que duerman con el debajo de la almohada (y que decir de consultarlo en cine, teatro, misa, etc.).
Yo soy uno de los que reconozco cómo el e-mail se ha convertido en una herramienta fundamental de trabajo, aunque no es la única, y en muchos casos tampoco es la más importante. Un mal uso del e-mail, acompañado de una atención excesiva al mismo, definitivamente nos llevará a una baja productividad en nuestro trabajo.
En mi caso, cuando alguien responde casi de inmediato un correo que yo le envío, me lleva a preguntarme ¿qué estaría haciendo esa persona en ese momento? y, a mi juicio, pienso que nada que fuese planeado... muchos en su trabajo utilizan la bandeja de entrada de su correo como "zona de pesca" en la cual se sientan a esperar que "algún pez pique el anzuelo" para actuar (y mientras, en el mejor de los casos, no queda sino esperar y estar alertas).
Comparto lo expresado por Raúl Hernández en su Blog cuando recomienda prestar atención al e-mail sólo un par de veces al día y dejar la obsesión por estar permanentemente conectados http://www.vidadeunconsultor.com/2008/05/ya-leere-tu-email/ Lo que me parece más interesante de este artículo es la gran cantidad de comentarios que escribieron a esa nota en los que habían personas a favor y en contra. Seguro disfrutarán su lectura.
La realidad es que, actualmente existen otras herramientas tecnológicas de software social que manejan una comunicación de uno a muchos de forma más eficiente, por lo que los días del e-mail están contados.
¿Te atreves a compartir tu experiencia con el e-mail?
Yo soy uno de los que reconozco cómo el e-mail se ha convertido en una herramienta fundamental de trabajo, aunque no es la única, y en muchos casos tampoco es la más importante. Un mal uso del e-mail, acompañado de una atención excesiva al mismo, definitivamente nos llevará a una baja productividad en nuestro trabajo.
En mi caso, cuando alguien responde casi de inmediato un correo que yo le envío, me lleva a preguntarme ¿qué estaría haciendo esa persona en ese momento? y, a mi juicio, pienso que nada que fuese planeado... muchos en su trabajo utilizan la bandeja de entrada de su correo como "zona de pesca" en la cual se sientan a esperar que "algún pez pique el anzuelo" para actuar (y mientras, en el mejor de los casos, no queda sino esperar y estar alertas).
Comparto lo expresado por Raúl Hernández en su Blog cuando recomienda prestar atención al e-mail sólo un par de veces al día y dejar la obsesión por estar permanentemente conectados http://www.vidadeunconsultor.com/2008/05/ya-leere-tu-email/ Lo que me parece más interesante de este artículo es la gran cantidad de comentarios que escribieron a esa nota en los que habían personas a favor y en contra. Seguro disfrutarán su lectura.
La realidad es que, actualmente existen otras herramientas tecnológicas de software social que manejan una comunicación de uno a muchos de forma más eficiente, por lo que los días del e-mail están contados.
¿Te atreves a compartir tu experiencia con el e-mail?
Ley de Murphy sobre Administración del tiempo
Según la Ley de Murphy sobre la administración del tiempo, todo lleva más tiempo que todo el que tienes disponible.
Si tuvieses sólo 6 días para cambiar el motor de una embarcación grande ¿cómo lo lograrías? Este reto ocurrió realmente hace varios años y "coincidencialmente" fue emprendido por una firma japonesa especializada en este tipo de trabajos.
Lo curioso de la historia es que, aunque el tiempo era poco, 3 ingenieros japoneses estuvieron en el barco durante 2 días planeando el cambio del motor (dejando sólo 4 días para cambiarlo) ¡y así se logró!
En occidente valoramos más la capacidad de acción que la de planeación; muchas personas incluso llegan a reconocerse más productivas cuando trabajan bajo presión y con un fuerte sentido de urgencia. En Antioquia (la tierra dónde nací y vivo) se conserva una mentalidad de nuestra cultura arriera que se refleja en la siguiente frase: "en el camino se acomodan las cargas" y la cuál nos enseña a enfocarnos más en la acción, menospreciando la planeación al considerarla una pérdida de tiempo.
Imagino el cambio del motor de esta embarcación si fuese encomendado a una firma de ingenieros paisas:
A las 6 de la mañana del primer día un ingeniero en jefe se toma el barco con un grupo de unos 20 mecánicos, electricistas, ayudantes, etc. y rápidamente los lleva al cuarto de máquinas. Allí reunidos señala con las manos todo lo que hay alrededor y les da una orden muy clara y precisa: "Esto hay que desmontarlo"
... A las 11 am del día 1 ya se ha avanzado bastante en el despiece, y comienzan las preguntas y las dificultades: ¿Con qué herramienta quitaremos esta parte? ¿Por dónde vamos a sacar esta otra? ¿Esta tubería hay que quitarla o se dejará? ¿Qué hacemos con esto que se nos dañó al intentar desensamblar esto otro?, etc, etc, etc...
...El día 2 ya son más los problemas (¿imprevistos?) que se tienen que resolver. El proyecto no avanza y todo parece ir de mal en peor; se está programando un segundo turno y todos deben mostrar su compromiso trabajando sin descanso el tiempo que sea requerido.
...El día 3 siguen los problemas, ya se presentó el primer accidente de trabajo debido a la fatiga y al cansancio, otra persona que llegó nueva no sabía muy bien que debía hacer y había desmontado una instalación que ya se había acordado que se dejaría intacta...
...El día 4 se está trabajando a 3 turnos, nadie duerme y todos trabajan "en acuartelamiento" hasta que el proyecto culmine.
...El día 5 todavía no se ha podido llevar el nuevo motor al cuarto de máquinas, y es más, no se sabe cómo se trasladará hasta allí porque los equipos disponibles no soportan esta carga; los "imprevistos" que se presentan son muchos "estas cosas suelen pasar cuando uno se enfrenta a la labor de desmontar un equipo viejo" -argumentará el director del proyecto- justificando una prórroga en el cumplimiento del contrato.
...El día 6 se consigue una prórroga por 10 días más mientras que el contratante reconoce que en 6 días era imposible cambiar el motor porque ¡para lo que se han esforzado intentándolo!
Conclusión: esta ley de Murphy muestra lo grave que puede ser emprender un proyecto sin comenzar con la debida planeación.
Si tuvieses sólo 6 días para cambiar el motor de una embarcación grande ¿cómo lo lograrías? Este reto ocurrió realmente hace varios años y "coincidencialmente" fue emprendido por una firma japonesa especializada en este tipo de trabajos.
Lo curioso de la historia es que, aunque el tiempo era poco, 3 ingenieros japoneses estuvieron en el barco durante 2 días planeando el cambio del motor (dejando sólo 4 días para cambiarlo) ¡y así se logró!
En occidente valoramos más la capacidad de acción que la de planeación; muchas personas incluso llegan a reconocerse más productivas cuando trabajan bajo presión y con un fuerte sentido de urgencia. En Antioquia (la tierra dónde nací y vivo) se conserva una mentalidad de nuestra cultura arriera que se refleja en la siguiente frase: "en el camino se acomodan las cargas" y la cuál nos enseña a enfocarnos más en la acción, menospreciando la planeación al considerarla una pérdida de tiempo.
Imagino el cambio del motor de esta embarcación si fuese encomendado a una firma de ingenieros paisas:
A las 6 de la mañana del primer día un ingeniero en jefe se toma el barco con un grupo de unos 20 mecánicos, electricistas, ayudantes, etc. y rápidamente los lleva al cuarto de máquinas. Allí reunidos señala con las manos todo lo que hay alrededor y les da una orden muy clara y precisa: "Esto hay que desmontarlo"
... A las 11 am del día 1 ya se ha avanzado bastante en el despiece, y comienzan las preguntas y las dificultades: ¿Con qué herramienta quitaremos esta parte? ¿Por dónde vamos a sacar esta otra? ¿Esta tubería hay que quitarla o se dejará? ¿Qué hacemos con esto que se nos dañó al intentar desensamblar esto otro?, etc, etc, etc...
...El día 2 ya son más los problemas (¿imprevistos?) que se tienen que resolver. El proyecto no avanza y todo parece ir de mal en peor; se está programando un segundo turno y todos deben mostrar su compromiso trabajando sin descanso el tiempo que sea requerido.
...El día 3 siguen los problemas, ya se presentó el primer accidente de trabajo debido a la fatiga y al cansancio, otra persona que llegó nueva no sabía muy bien que debía hacer y había desmontado una instalación que ya se había acordado que se dejaría intacta...
...El día 4 se está trabajando a 3 turnos, nadie duerme y todos trabajan "en acuartelamiento" hasta que el proyecto culmine.
...El día 5 todavía no se ha podido llevar el nuevo motor al cuarto de máquinas, y es más, no se sabe cómo se trasladará hasta allí porque los equipos disponibles no soportan esta carga; los "imprevistos" que se presentan son muchos "estas cosas suelen pasar cuando uno se enfrenta a la labor de desmontar un equipo viejo" -argumentará el director del proyecto- justificando una prórroga en el cumplimiento del contrato.
...El día 6 se consigue una prórroga por 10 días más mientras que el contratante reconoce que en 6 días era imposible cambiar el motor porque ¡para lo que se han esforzado intentándolo!
Conclusión: esta ley de Murphy muestra lo grave que puede ser emprender un proyecto sin comenzar con la debida planeación.
"Time Management" Administración del tiempo en el trabajo
Aunque administrar el tiempo significa tomar las riendas de nuestra vida, es frecuente que nuestro interés en el tema surja de una sensación de frustración ocasionada por las múltiples tareas que realizamos en un día de trabajo y que, al final, sentimos que nos desenfocaron de nuestros objetivos y nuestros planes. En el artículo que encuentran en http://www.degerencia.com/articulo/
administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo encontrarán unas explicaciones y recomendaciones que ayudan a comprender mejor por qué se presenta la baja productividad en el trabajo y algunas breves recomendaciones que pueden ayudar a mejorar.
¿En qué medida mi trabajo contribuye a los objetivos de la organización a la que pertenezco?
administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo encontrarán unas explicaciones y recomendaciones que ayudan a comprender mejor por qué se presenta la baja productividad en el trabajo y algunas breves recomendaciones que pueden ayudar a mejorar.
¿En qué medida mi trabajo contribuye a los objetivos de la organización a la que pertenezco?
Balancea tu vida
Uno de los conceptos clave en la Administración del tiempo está relacionado con la capacidad de Balancear nuestra vida atendiendo a las diferentes dimensiones que poseemos como seres humanos: Somos seres de carne y hueso, pensantes, actuantes, sociables, trascendentes, etc. y como tales, no podemos pensar en dormir el sueño ó ingerir la comida de una semana acumulándola para tomarla toda de una sola vez. Nuestro cuerpo físico nos muestra que estaremos sanos en la medida en que podamos disfrutar de la comida y el sueño con frecuencia y sin excesos... igual sucede con las demás dimensiones: no podemos pensar en trabajar duro durante varios días para luego descansar totalmente otros días o pensar en que para compartir en familia están las vacaciones... debemos vivir teniendo claro nuestras prioridades frente a la vida´. Al fin de cuentas, no podemos administrar el tiempo, pero sí decidir y elegir lo que queremos hacer con nuestra vida. El artículo que encuentras en http://www.degerencia.com/articulo/como_tener_una_vida_mas_balanceadate ayudará a profundizar un poco más en esta reflexión.
¿Cuáles son tus 5 cosas en las que quieres orientar tu vida?
¿Cuáles son tus 5 cosas en las que quieres orientar tu vida?
Las 5S de la Administración del tiempo
Mantenemos gran interés por lograr "Administrar el tiempo" pero, ¿qué lograríamos si pensamos en "Administrar el espacio"? Si nos detenemos a pensar un poco, en física aprendimos que el tiempo es la cuarta dimensión... ¡y las otras 3 dimensiones eran espaciales!
Esta relación de administración del tiempo y del espacio es la clave para ser más productivos. En nuestro trabajo, la forma como disponemos de las cosas, las ubicamos, las archivamos, etc. nos ayudarán a ahorrar tiempo y no destinarlo a actividades improductivas como buscar y arreglar.
En el enlace siguiente encontrarán unos videos que grabé hace varios años sobre una filosofía japonesa llamada las 5S; allí también encontrarás una serie de tareas sencillas con las que puedes comenzar a incorporar estas buenas prácticas en tu escritorio o tu archivo. Son principios de organización, limpieza, estandarización y dsciplina que sin duda nos ayudarán a ser más productivos y, por consiguiente,a administrar mejor nuestro tiempo.
http://www1.eafit.edu.co/ev/Sitios/ObjetosOA/OA_5S/5S_web/OA_5s/inicio.htm
¿Cómo ha sido tu experiencia con las 5S?
martes, 4 de noviembre de 2008
Qué significa "administrar el tiempo"
¿Podemos administrar el tiempo? Es común definir el tiempo como un recurso y, por tanto, algo administrable; sin embargo, el tiempo termina siendo muy complejo de definir y pensar en la posibilidad de poderlo manipular es más ficción que realidad.
Comparto la opinión expresada por Félix Socorro en su Blog http://genteygerente.blogspot.com/2008/09/administracin-del-tiempo-pamplinas.html cuando manifiesta su inconformidad con el término "administración del tiempo" y que, desafortunadamente esta frase es tan aceptada socialmente que debemos continuar usándola haciendo las debidas claridades y rectificaciones.
En los talleres que oriento de administración del tiempo http://www.eafit.edu.co/EafitCn/CEC/ProgramasOfrecidos/H/AdmonTiempo.htm prefiero asumir que el tiempo es vida y que administrar el tiempo es tomar consciencia de cómo vivimos nuestra vida teniendo claro dónde estamos, para dónde vamos y cuáles son nuestras prioridades.
viernes, 31 de octubre de 2008
¿Cómo dormir mejor?
Para todos es sabido que una buena parte de nuestra vida la pasamos dormidos (al menos un 30%). También se habla mucho sobre la calidad del sueño en contraste con lo que sería la cantidad de horas que transcurren entre que me acuesto y me levanto de la cama al día siguiente. En otras palabras, el descanso y la recarga de energías no tiene que ver sólo con el número de horas que dormimos; existen otros factores, que sumados, tal vez sean más importantes que sólo la cantidad de tiempo.
¿Cómo aprendimos a dormir? ¿Qué método usamos para dormir? ¿Qué actividades realizamos antes de dormir? ¿Cómo nos despertamos?
Pensar en las respuestas a las anteriores preguntas significa que también podemos mejorar la productividad de nuestro descanso. En el siguiente enlace encuentran una publicación del Instituto Ferran de Reumatología de Girona (España) el cual es un manual para dormir bien y levantarse mejor. Se los recomiendo.
jueves, 30 de octubre de 2008
Toma tu tiempo
“Hay algo muy curioso que sucede con el bambú japonés y que lo trasforma en no apto para impacientes: Siembras la semilla, la abonas, y te ocupas de regarla constantemente. Durante los primeros meses no sucede nada apreciable. En realidad no pasa nada con la semilla durante los primeros siete años, a tal punto, que un cultivador inexperto estaría convencido de haber comprado semillas infértiles. Sin embargo, durante el séptimo año, en un periodo de solo seis semanas la planta de bambú crece más de 30 metros, ¿Tardó sólo seis semanas crecer? No. La verdad es que se tomo siete años y seis semanas en desarrollarse.
Durante los primeros siete años de aparente inactividad, este bambú estaba generando un complejo sistema de raíces que le permitirían sostener el crecimiento que iba a tener después de siete años”. (Autor desconocido).
Es común encontrar personas que pretenden hacer cambios rápidos en su vida buscando triunfos apresurados sin comprender que el éxito es el resultado de un proceso de crecimiento interno a largo plazo. Quizás por la misma impaciencia, muchos abandonan subítamente proyectos sin estar dispuestos a perseverar, quizás justo antes de lograr las metas.
Para reflexionar…
1. ¿Cuánto tiempo dedicas a la planificación?
2. ¿Con qué frecuencia revisas tus metas y ajustas los planes?
3. ¿Cuánto tiempo destinas cada día a tu crecimiento personal?
4. ¿Cuánto tiempo dedicas para evaluar lo que has hecho y con qué frecuencia?
5. ¿Cuál es tu actitud frente a los objetivos que todavía no logras?
6. ¿Has pensado en lo que puedes alcanzar si perseveras?
7. Y la pregunta final… ¿Para cuándo lo vas a dejar?
Establecer prioridades
A continuación les comparto un mensaje que recibí hace algún tiempo en mi correo electrónico y que ya se encuentra disponible en la Web. Nos invita a reflexionar sobre lo que es prioritario en nuestra vida...
PD: El método de difundir estas presentaciones a través de "correos cadena" donde se pide que lo envíes a otros amigos no es el más aporpiado (además de que en el fondo esta práctica es un ataque a los servicios de correo en la que se aprovecha la buena voluntad e ingeniudad de quienes lo reciben).
PD: El método de difundir estas presentaciones a través de "correos cadena" donde se pide que lo envíes a otros amigos no es el más aporpiado (además de que en el fondo esta práctica es un ataque a los servicios de correo en la que se aprovecha la buena voluntad e ingeniudad de quienes lo reciben).
¿Cómo optimizar su jornada laboral?
Estar "ocupado" todo el día, no significa que lo que hacemos es importante. Igualmente, concluir una gran cantidad de tareas pequeñas cada día que son "chuliadas" luego en una lista significa que somos altamente productivos. Entonces, ¿cómo optimizar el tiempo en la oficina y utilizarlo de manera inteligente?
Los tips que contiene el artículo que encuentran en este enlace http://www.medellinglobal.com/index.php?id=390 nos ayudarán a ser más eficientes en nuestro trabajo.
Los tips que contiene el artículo que encuentran en este enlace http://www.medellinglobal.com/index.php?id=390 nos ayudarán a ser más eficientes en nuestro trabajo.
Piensa en hacer las cosas de una forma diferente
Un aspecto importante para iniciar cambios en nuestra vida y realizar actividades de forma más eficiente es la toma de consciencia sobre 3 aspectos:
1. La forma como nosotros hacemos lo que hacemos no es la única forma posible de hacerlo.
2. Siempre habrá una forma mejor (en nuestro caso, más eficiente) de hacerla.
3 ¡Esa forma mejor YA existe!
Debemos mantener la mente abierta a nuevos aprendizajes y ver el mundo todos los días con ojos nuevos.
Les comparto un buen ejemplo de algo cotidiano como es el doblar una camiseta:
1. La forma como nosotros hacemos lo que hacemos no es la única forma posible de hacerlo.
2. Siempre habrá una forma mejor (en nuestro caso, más eficiente) de hacerla.
3 ¡Esa forma mejor YA existe!
Debemos mantener la mente abierta a nuevos aprendizajes y ver el mundo todos los días con ojos nuevos.
Les comparto un buen ejemplo de algo cotidiano como es el doblar una camiseta:
miércoles, 29 de octubre de 2008
Slow Down
La Cultura Del Slow Down
From: DGIREDeportes, 4 months ago
A continuación comparto esta presentación que recibí hace algún tiempo a mi correo electrónico y que ahora está disponible en el repositorio de diapositivas SlideShare. Complementa muy bien la noticia que compartí antes sobre la necesidad de invertir menos tiempo en el trabajo...
SlideShare Link
From: DGIREDeportes, 4 months ago
A continuación comparto esta presentación que recibí hace algún tiempo a mi correo electrónico y que ahora está disponible en el repositorio de diapositivas SlideShare. Complementa muy bien la noticia que compartí antes sobre la necesidad de invertir menos tiempo en el trabajo...
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Trabajar mejor para poder trabajar menos
Con este nombre se publicó en días pasados una noticia en el periódico Portafolio que circula en Colombia (la noticia completa se encuentra en http://www.portafolio.com.co Sección Editorial - opinión Fecha de publicación 31 de enero de 2007). Como sabemos, la relación entre productividad y tiempo es inversa: a medida que aumenta el tiempo invertido para realizar una actividad, la productividad será menor.
A continuación, transcribo algunos apartes de la noticia los cuales nos sirven para reforzar esta afirmación y nos llevan a reflexionar sobre algunas causas que originan baja productividad en la oficina:
"La semana pasada se presentaron los resultados de una investigación hecha por la Universidad de Groningen, en Holanda, en la que Colombia aparece en el décimo puesto -entre 47 países como el lugar donde la gente trabaja más horas al año (1956). Suponiendo que un trabajador toma sus 15 días hábiles de vacaciones, y que hay alrededor de 15 días festivos cada año, esa cifra implica que en promedio se labora 9,3 horas al día en nuestro país. Un trabajador colombiano labora 44 por ciento más tiempo que su homólogo holandés (el país donde menos horas se dedican al trabajo).
A primera vista esto es bueno. Los colombianos siempre nos hemos sentido muy orgullosos de ser un pueblo trabajador. La gente madruga mucho para ir al trabajo y son muy pocos los que regresan a su hogar antes de que anochezca. Pero si bien es cierto que el trabajo es algo muy importante en la vida de una persona y de una sociedad, no es lo único -hay muchas otras cosas valiosas que la enriquecen (tiempo con la familia y los amigos, el deporte, las actividades culturales, los pasatiempos, el descanso, los viajes, las fiestas, las actividades comunitarias, el trabajo voluntario en pro de nobles causas sociales etc.).
Sin embargo, no estamos tratando de insinuar que simple y llanamente los colombianos debemos trabajar menos. No, el país necesita progresar y por lo tanto hay que buscar una manera de compensar el tiempo que se libera para las otras cosas valiosas de la vida. Esa fórmula se llama productividad. Es decir, trabajar menos horas pero producir lo mismo -o incluso más.
En las naciones donde menos horas al año se labora -Holanda, Noruega, Alemania, Francia, Suiza, Dinamarca, Luxemburgo, Suecia e Italia los trabajadores no desperdician su escaso tiempo. En contraste, en Colombia, se pierde mucho tiempo valioso. A continuación listamos algunas de esas fuentes de desperdicio de horas laborales:
La 'reunionitis'. Demasiadas reuniones, sin objetivos precisos, con asistentes que no deben estar presentes, sin seguimiento sobre temas previamente acordados, con agendas improvisadas, sin buena preparación previa, con discusiones bizantinas, sin hora definida de terminación, con afán de protagonismo de quienes se consideran estrellas, sin conclusiones claras.
Excesiva vida social en la oficina. Está muy bien ser amable, pero una cosa es saludar y otra es 'hacer visita'. En sondeos informales se ha establecido que en promedio las personas le dedican entre 30 y 60 minutos diarios, en horas de trabajo, a hablar de temas personales.La 'chambonería'. No hacer las cosas bien la primera vez acarrea gran pérdida de tiempo. No sólo para el 'chambón' sino también para todas las demás personas que estaban esperando el insumo de su colega.
Mala comunicación. Con frecuencia no quedan claros los compromisos, las fechas límite, los responsables, los recursos aprobados, los indicadores de éxito, las reglas del juego, etc.
Demasiados proyectos. Como lo han aprendido muy bien los trabajadores de las naciones más desarrolladas, hay que escoger con sumo cuidado unos pocos proyectos prioritarios -de gran impacto, en vez de tener muchos proyectos de mediano o pequeño alcance. Y una vez definidos esos proyectos claves, hay que ejecutarlos con gran rigor, sin perder el foco.
Poca o ninguna planeación. En nuestro país muchos opinan que no vale la pena hacer planes porque todo es tan volátil, tan incierto, que lo mejor es simplemente ir respondiendo a las oportunidades y las amenazas que se van presentando. Nada más equivocado que este enfoque. Porque es precisamente debido a la incertidumbre que se hace indispensable tener un norte, una visión, unas metas y unas estrategias. Pero esto no quiere decir que las empresas no sean flexibles, por supuesto deben siempre tener buenos planes de contingencia para encarar la cambiante realidad."
Si se adelantan estudios de eficiencia operacional en las organizaciones, podría atreverme a afirmar que algunas de las principales causas de baja productividad en procesos administrativos tiene que ver con las antes enunciadas.
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