Trabajar mejor para poder trabajar menos

Con este nombre se publicó en días pasados una noticia en el periódico Portafolio que circula en Colombia (la noticia completa se encuentra en http://www.portafolio.com.co Sección Editorial - opinión Fecha de publicación 31 de enero de 2007). Como sabemos, la relación entre productividad y tiempo es inversa: a medida que aumenta el tiempo invertido para realizar una actividad, la productividad será menor.

A continuación, transcribo algunos apartes de la noticia los cuales nos sirven para reforzar esta afirmación y nos llevan a reflexionar sobre algunas causas que originan baja productividad en la oficina:

"La semana pasada se presentaron los resultados de una investigación hecha por la Universidad de Groningen, en Holanda, en la que Colombia aparece en el décimo puesto -entre 47 países como el lugar donde la gente trabaja más horas al año (1956). Suponiendo que un trabajador toma sus 15 días hábiles de vacaciones, y que hay alrededor de 15 días festivos cada año, esa cifra implica que en promedio se labora 9,3 horas al día en nuestro país. Un trabajador colombiano labora 44 por ciento más tiempo que su homólogo holandés (el país donde menos horas se dedican al trabajo).

A primera vista esto es bueno. Los colombianos siempre nos hemos sentido muy orgullosos de ser un pueblo trabajador. La gente madruga mucho para ir al trabajo y son muy pocos los que regresan a su hogar antes de que anochezca. Pero si bien es cierto que el trabajo es algo muy importante en la vida de una persona y de una sociedad, no es lo único -hay muchas otras cosas valiosas que la enriquecen (tiempo con la familia y los amigos, el deporte, las actividades culturales, los pasatiempos, el descanso, los viajes, las fiestas, las actividades comunitarias, el trabajo voluntario en pro de nobles causas sociales etc.).

Sin embargo, no estamos tratando de insinuar que simple y llanamente los colombianos debemos trabajar menos. No, el país necesita progresar y por lo tanto hay que buscar una manera de compensar el tiempo que se libera para las otras cosas valiosas de la vida. Esa fórmula se llama productividad. Es decir, trabajar menos horas pero producir lo mismo -o incluso más.

En las naciones donde menos horas al año se labora -Holanda, Noruega, Alemania, Francia, Suiza, Dinamarca, Luxemburgo, Suecia e Italia los trabajadores no desperdician su escaso tiempo. En contraste, en Colombia, se pierde mucho tiempo valioso. A continuación listamos algunas de esas fuentes de desperdicio de horas laborales:

La 'reunionitis'. Demasiadas reuniones, sin objetivos precisos, con asistentes que no deben estar presentes, sin seguimiento sobre temas previamente acordados, con agendas improvisadas, sin buena preparación previa, con discusiones bizantinas, sin hora definida de terminación, con afán de protagonismo de quienes se consideran estrellas, sin conclusiones claras.

Excesiva vida social en la oficina. Está muy bien ser amable, pero una cosa es saludar y otra es 'hacer visita'. En sondeos informales se ha establecido que en promedio las personas le dedican entre 30 y 60 minutos diarios, en horas de trabajo, a hablar de temas personales.

La 'chambonería'. No hacer las cosas bien la primera vez acarrea gran pérdida de tiempo. No sólo para el 'chambón' sino también para todas las demás personas que estaban esperando el insumo de su colega.

Mala comunicación. Con frecuencia no quedan claros los compromisos, las fechas límite, los responsables, los recursos aprobados, los indicadores de éxito, las reglas del juego, etc.

Demasiados proyectos. Como lo han aprendido muy bien los trabajadores de las naciones más desarrolladas, hay que escoger con sumo cuidado unos pocos proyectos prioritarios -de gran impacto, en vez de tener muchos proyectos de mediano o pequeño alcance. Y una vez definidos esos proyectos claves, hay que ejecutarlos con gran rigor, sin perder el foco.

Poca o ninguna planeación. En nuestro país muchos opinan que no vale la pena hacer planes porque todo es tan volátil, tan incierto, que lo mejor es simplemente ir respondiendo a las oportunidades y las amenazas que se van presentando. Nada más equivocado que este enfoque. Porque es precisamente debido a la incertidumbre que se hace indispensable tener un norte, una visión, unas metas y unas estrategias. Pero esto no quiere decir que las empresas no sean flexibles, por supuesto deben siempre tener buenos planes de contingencia para encarar la cambiante realidad."

Si se adelantan estudios de eficiencia operacional en las organizaciones, podría atreverme a afirmar que algunas de las principales causas de baja productividad en procesos administrativos tiene que ver con las antes enunciadas.