Coherencia entre tus proyectos y tus realizaciones

En nuestra vida podríamos distinguir 2 escenarios: Uno que es el ideal (inmaterial) y que está representado en todo lo que creemos posible y lo que pensamos emprender en el futuro. El otro escenario es el real y que da cuenta de lo que realmente hacemos y hace parte de nuestra historia.

Una coherencia entre los objetivos, planes y acciones es determinante para una administración del tiempo eficaz. Es usual encontrar personas que mantienen una linea de división entre el mundo ideal y real al punto de asumirlas como dos dimensiones irreconciliables; estas personas, al final de sus vidas, miran hacia atrás y lo que encuentran son reproches y lamentaciones... yo quería casarme, yo siempre quise tener hijos, yo quise realizar un posgrado, yo quería trabajar en otra cosa, etc. ¿qué fue lo que sucedió con su vida que no le permitió realizar sus sueños y deseos?

Algunos pensarán que fue mala suerte, falta de oportunidades, que la vida no les sonrió. Si indagamos en las causas, encontraremos que no existió coherencia entre lo que creimamos posible y lo que queríamos realizar con lo que realmente hicimos. Un buen ejemplo de ello lo encontramos en el testimonio dado por Warren Buffett en la entrevista que le hicieron hace unos días:

Para que sirve el dinero

Get your own at Scribd or explore others: Business Literature mundo diario

Para reflexionar: Muchos le damos mucha importancia a nuestra familia, y la pregunta es ¿Cuánto tiempo le dedicamos a compartir con ella cada día?

¿Es verdad que el tiempo se está contrayendo?

Esta pregunta es respondida por el físico Guillermo Pineda en su artículo "El vertiginoso paso del tiempo (Suplemento Generación, domingo 23 de noviembre de 2008, páginas 6 y 7).

Lo paradójico de esta creencia es que, desde la astrofísica, realmente ¡el tiempo se está dilatando en lugar de contraerse!

La sensación que muchos tenemos de que cada vez el tiempo pasa más rápido, se debe a la gran cantidad de sucesos que enfocan nuestra atención en un día; todo esto, gracias al avance en las Tecnologías de Información y Comunicación que nos permiten darnos cuenta de lo que acontece minuto a minuto en un mundo globalizado.

En últimas, la percepción de que el tiempo es más corto, tiene su explicación desde la psicología y la tenemos las personas que vivimos intensamente y realizamos una gran cantidad de actividades (productivas o no) aquellos para los que los días trasncurren con monotonía y pocas emociones, no dirán lo mismo.

¿Cómo percibes el paso del tiempo en tu vida?

¿Qué tan atento debo estar de mi correo?

Las tecnologías son algo maravilloso y peligroso. ¿Qué sería de nosotros sin Internet? Si queremos, podemos hacer que herramientas como el correo electrónico administen nuestro tiempo y, por qué no decirlo, que nos desenfoquen de nuestras prioridades... la adicción al correo electrónico lleva a que muchos piensen en la necesidad de un Blackberry resistente al agua para poder consultarlo mientras toman una ducha o que duerman con el debajo de la almohada (y que decir de consultarlo en cine, teatro, misa, etc.).

Yo soy uno de los que reconozco cómo el e-mail se ha convertido en una herramienta fundamental de trabajo, aunque no es la única, y en muchos casos tampoco es la más importante. Un mal uso del e-mail, acompañado de una atención excesiva al mismo, definitivamente nos llevará a una baja productividad en nuestro trabajo.

En mi caso, cuando alguien responde casi de inmediato un correo que yo le envío, me lleva a preguntarme ¿qué estaría haciendo esa persona en ese momento? y, a mi juicio, pienso que nada que fuese planeado... muchos en su trabajo utilizan la bandeja de entrada de su correo como "zona de pesca" en la cual se sientan a esperar que "algún pez pique el anzuelo" para actuar (y mientras, en el mejor de los casos, no queda sino esperar y estar alertas).

Comparto lo expresado por Raúl Hernández en su Blog cuando recomienda prestar atención al e-mail sólo un par de veces al día y dejar la obsesión por estar permanentemente conectados http://www.vidadeunconsultor.com/2008/05/ya-leere-tu-email/ Lo que me parece más interesante de este artículo es la gran cantidad de comentarios que escribieron a esa nota en los que habían personas a favor y en contra. Seguro disfrutarán su lectura.

La realidad es que, actualmente existen otras herramientas tecnológicas de software social que manejan una comunicación de uno a muchos de forma más eficiente, por lo que los días del e-mail están contados.

¿Te atreves a compartir tu experiencia con el e-mail?

Ley de Murphy sobre Administración del tiempo

Según la Ley de Murphy sobre la administración del tiempo, todo lleva más tiempo que todo el que tienes disponible.

Si tuvieses sólo 6 días para cambiar el motor de una embarcación grande ¿cómo lo lograrías? Este reto ocurrió realmente hace varios años y "coincidencialmente" fue emprendido por una firma japonesa especializada en este tipo de trabajos.

Lo curioso de la historia es que, aunque el tiempo era poco, 3 ingenieros japoneses estuvieron en el barco durante 2 días planeando el cambio del motor (dejando sólo 4 días para cambiarlo) ¡y así se logró!

En occidente valoramos más la capacidad de acción que la de planeación; muchas personas incluso llegan a reconocerse más productivas cuando trabajan bajo presión y con un fuerte sentido de urgencia. En Antioquia (la tierra dónde nací y vivo) se conserva una mentalidad de nuestra cultura arriera que se refleja en la siguiente frase: "en el camino se acomodan las cargas" y la cuál nos enseña a enfocarnos más en la acción, menospreciando la planeación al considerarla una pérdida de tiempo.

Imagino el cambio del motor de esta embarcación si fuese encomendado a una firma de ingenieros paisas:

A las 6 de la mañana del primer día un ingeniero en jefe se toma el barco con un grupo de unos 20 mecánicos, electricistas, ayudantes, etc. y rápidamente los lleva al cuarto de máquinas. Allí reunidos señala con las manos todo lo que hay alrededor y les da una orden muy clara y precisa: "Esto hay que desmontarlo"

... A las 11 am del día 1 ya se ha avanzado bastante en el despiece, y comienzan las preguntas y las dificultades: ¿Con qué herramienta quitaremos esta parte? ¿Por dónde vamos a sacar esta otra? ¿Esta tubería hay que quitarla o se dejará? ¿Qué hacemos con esto que se nos dañó al intentar desensamblar esto otro?, etc, etc, etc...

...El día 2 ya son más los problemas (¿imprevistos?) que se tienen que resolver. El proyecto no avanza y todo parece ir de mal en peor; se está programando un segundo turno y todos deben mostrar su compromiso trabajando sin descanso el tiempo que sea requerido.

...El día 3 siguen los problemas, ya se presentó el primer accidente de trabajo debido a la fatiga y al cansancio, otra persona que llegó nueva no sabía muy bien que debía hacer y había desmontado una instalación que ya se había acordado que se dejaría intacta...

...El día 4 se está trabajando a 3 turnos, nadie duerme y todos trabajan "en acuartelamiento" hasta que el proyecto culmine.

...El día 5 todavía no se ha podido llevar el nuevo motor al cuarto de máquinas, y es más, no se sabe cómo se trasladará hasta allí porque los equipos disponibles no soportan esta carga; los "imprevistos" que se presentan son muchos "estas cosas suelen pasar cuando uno se enfrenta a la labor de desmontar un equipo viejo" -argumentará el director del proyecto- justificando una prórroga en el cumplimiento del contrato.

...El día 6 se consigue una prórroga por 10 días más mientras que el contratante reconoce que en 6 días era imposible cambiar el motor porque ¡para lo que se han esforzado intentándolo!

Conclusión: esta ley de Murphy muestra lo grave que puede ser emprender un proyecto sin comenzar con la debida planeación.

"Time Management" Administración del tiempo en el trabajo

Aunque administrar el tiempo significa tomar las riendas de nuestra vida, es frecuente que nuestro interés en el tema surja de una sensación de frustración ocasionada por las múltiples tareas que realizamos en un día de trabajo y que, al final, sentimos que nos desenfocaron de nuestros objetivos y nuestros planes. En el artículo que encuentran en http://www.degerencia.com/articulo/
administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo encontrarán unas explicaciones y recomendaciones que ayudan a comprender mejor por qué se presenta la baja productividad en el trabajo y algunas breves recomendaciones que pueden ayudar a mejorar.

¿En qué medida mi trabajo contribuye a los objetivos de la organización a la que pertenezco?

Balancea tu vida

Uno de los conceptos clave en la Administración del tiempo está relacionado con la capacidad de Balancear nuestra vida atendiendo a las diferentes dimensiones que poseemos como seres humanos: Somos seres de carne y hueso, pensantes, actuantes, sociables, trascendentes, etc. y como tales, no podemos pensar en dormir el sueño ó ingerir la comida de una semana acumulándola para tomarla toda de una sola vez. Nuestro cuerpo físico nos muestra que estaremos sanos en la medida en que podamos disfrutar de la comida y el sueño con frecuencia y sin excesos... igual sucede con las demás dimensiones: no podemos pensar en trabajar duro durante varios días para luego descansar totalmente otros días o pensar en que para compartir en familia están las vacaciones... debemos vivir teniendo claro nuestras prioridades frente a la vida´. Al fin de cuentas, no podemos administrar el tiempo, pero sí decidir y elegir lo que queremos hacer con nuestra vida. El artículo que encuentras en http://www.degerencia.com/articulo/como_tener_una_vida_mas_balanceadate ayudará a profundizar un poco más en esta reflexión.

¿Cuáles son tus 5 cosas en las que quieres orientar tu vida?

Las 5S de la Administración del tiempo

Mantenemos gran interés por lograr "Administrar el tiempo" pero, ¿qué lograríamos si pensamos en "Administrar el espacio"? Si nos detenemos a pensar un poco, en física aprendimos que el tiempo es la cuarta dimensión... ¡y las otras 3 dimensiones eran espaciales!

Esta relación de administración del tiempo y del espacio es la clave para ser más productivos. En nuestro trabajo, la forma como disponemos de las cosas, las ubicamos, las archivamos, etc. nos ayudarán a ahorrar tiempo y no destinarlo a actividades improductivas como buscar y arreglar.

En el enlace siguiente encontrarán unos videos que grabé hace varios años sobre una filosofía japonesa llamada las 5S; allí también encontrarás una serie de tareas sencillas con las que puedes comenzar a incorporar estas buenas prácticas en tu escritorio o tu archivo. Son principios de organización, limpieza, estandarización y dsciplina que sin duda nos ayudarán a ser más productivos y, por consiguiente,a administrar mejor nuestro tiempo.

http://www1.eafit.edu.co/ev/Sitios/ObjetosOA/OA_5S/5S_web/OA_5s/inicio.htm

¿Cómo ha sido tu experiencia con las 5S?

Qué significa "administrar el tiempo"

¿Podemos administrar el tiempo? Es común definir el tiempo como un recurso y, por tanto, algo administrable; sin embargo, el tiempo termina siendo muy complejo de definir y pensar en la posibilidad de poderlo manipular es más ficción que realidad.

Comparto la opinión expresada por Félix Socorro en su Blog http://genteygerente.blogspot.com/2008/09/administracin-del-tiempo-pamplinas.html cuando manifiesta su inconformidad con el término "administración del tiempo" y que, desafortunadamente esta frase es tan aceptada socialmente que debemos continuar usándola haciendo las debidas claridades y rectificaciones.

En los talleres que oriento de administración del tiempo http://www.eafit.edu.co/EafitCn/CEC/ProgramasOfrecidos/H/AdmonTiempo.htm prefiero asumir que el tiempo es vida y que administrar el tiempo es tomar consciencia de cómo vivimos nuestra vida teniendo claro dónde estamos, para dónde vamos y cuáles son nuestras prioridades.