"De todos los aprendizajes y tips que pude recoger del taller, destaco uno que particularmente me ha generado muy buenos resultados, y son las "Reuniones de 5 minutos". Anteriormente yo tenia la creencia que no tenia tiempo para visitar las plantas de Producción de la empresa en la cual trabajo, ni que tenia tiempo para hablar con todo mi personal a cargo. Luego de terminar el taller, empecé a implementar la "Reunión de 5 minutos", todos los días, a la misma hora, con el mismo personal, y la comunicación ha tenido una mejora extraordinaria, que percibo yo como Jefe del Área, y mis colaboradores también. Recomiendo a las personas que tengan multitarea que empiecen a programar este tipo de reuniones. Importante: que sea de pie, que sea todos los días hasta convertirla en un hábito, y que se traten temas muy puntuales"
Este es el título de un artículo publicado recientemente en el blog de HBR: "Welcome to the 72-Hour Work Week" y escrito por Jennifer J. Deal.
La autora presenta el resultado de un estudio realizado a 483 Directivos, Profesionales y Gerentes demostrando que para muchos, trabajar 72 horas a la semana es la nueva norma.
No significa que este "tiempo extra" se refleje siempre en largas jornadas de oficina. La causa principal es el avance de las tecnologías y el uso de teléfonos inteligentes, que nos permiten estar conectados permanentemente a las actividades de la empresa (un estimado real es de aproximadamente 13,5 horas por día durante la semana y 5 horas los fines de semana, para un total de 72 horas). Tomando las 24 horas del día, y suponiendo que dormimos cerca de 7,5 horas cada noche, nos deja sólo 3 horas al día de lunes a viernes para hacer todo lo demás (aprender, compartir con familia y amigos, comer, hacer ejercicio, reflexionar, ir de compras, etc.). También significa que el 62% de las horas a la semana estamos conectados con el trabajo (82% de lunes a viernes). Definitivamente es mucho.
Pero no es la misma conexión la que molesta, de hecho, en muchos casos se aprecia. La respuesta a una solicitud de trabajo urgente a través del "smartphone" permite una atención rápida a algo que es manejable en pocos minutos, en comparación con el tiempo que podría haber tomado para otra persona o colegas, salvando otros tiempos y problemas, desde donde quiera que se esté.
Lamentablemente muchas empresas utilizan esta conectividad 7x24 de sus empleados para compensar las ineficiencias organizativas, desbalanceando y debilitando significativamente la vida personal, la productividad, la creatividad y la capacidad de pensar estratégicamente. Las quejas que se escuchan con más frecuencia (entre el 75% y el 96% de los encuestados por Jennifer Deal) se centraron en reuniones inútiles, correos electrónicos sin interés, sistemas de información inadecuados, Jefes y colegas desorganizados o incompetentes y poca claridad en la autoridad para la toma de decisiones. Mas grave aún es cuando no se reconoce el tiempo que los empleados están conectados obligando además a ajustarse a horarios rígidos de trabajo en la oficina, y juzgando mal a aquellos que lo incumplen.
Otros casos en los que se abusa de la conectividad son, por ejemplo, cuando se cita a alguien a una reunión extraordinaria a altas horas de la noche o en fin de semana para tratar temas no urgentes que tampoco requerían ese encuentro presencial. Otro caso es asistir a largas reuniones durante el día obligándonos a hacer las cosas usando el portátil en las noches desde la casa. La conectividad y las herramientas tecnológicas lo que nos permite es manejar horarios más flexibles y ser más productivos (Productividad y tiempo tienen una relación inversa). Un buen uso de la tecnología nos da la posibilidad de pensar mejor en lo que hay que hacer, ahorrando tiempo y reduciendo el nivel de estrés.
El mensaje es claro: Lo malo no es estar permanentemente conectados. Lo que molesta es tener que trabajar más de 8 horas al día porque los jefes o colegas no respeten su tiempo en la oficina o por la imposibilidad de centrarse en lo importante durante el día, por culpa de lo urgente.
Hay muchos pasos que las organizaciones pueden adoptar para evitar este problema. Entre ellos podemos mencionar el reemplazo frecuente de equipos y actualizaciones de los sistemas informáticos que ayuden a aliviar los retrasos tecnológicos. Directrices claras de toma de decisiones que eviten cuellos de botella en la Alta Dirección, la reducción y eliminación de las reuniones programadas en horarios fijos y duración fija (en muchos casos termina siendo más importante el día, hora y lugar que los objetivos y temas a tratar) y un liderazgo que enfatice la importancia de la flexibilidad con responsabilidad resaltando los beneficios de cultivar otros intereses fuera del trabajo.
La conclusión final del artículo citado es contundente: no vamos a estar realmente desconectados de nuevo.Las organizaciones inteligentes harán que sus empleados aprecien la conectividad al mejorar su calidad de vida.
miércoles, 14 de agosto de 2013
Mapa mental gestión de prioridades
Les comparto el mapa mental que sintetiza una conferencia de gestión de prioridades ofrecida a directivos de la compañía Laumayer con sede en Medellín.
El mapa fue elaborado por la ingeniera Lina Montes (publicado con permiso de la autora).
Carl Honoré, estresado periodista económico londinense, encontró un día el "punto de no retorno" frente a su prisa desmedida y fue así como decidió cambiar su vida de forma radical; es el autor del libro "El elogio de la lentitud" el cual ha sido la inspiración del Movimiento Slow que cada día crece su número de seguidores en el mundo. El lema "Vivir de prisa no es vivir, es sobrevivir"
El periódico El País publicó en noviembre de 2006 el artículo titulado El triunfo de la lentitud en el que narra la historia de este periodista, y cómo algunas poblaciones en Europa ansían ser reconocidas como "città-slow".
Los tiempos modernos nos han llevado a confundir el ser con el hacer, el movimiento Slow propone establecer prioridades y cortar de nuestras vidas muchas actividades rutinarias (como por ejemplo, encender la televisión para ver que hay de interesante en los más de 100 canales disponibles). Debemos aceptar que vivimos mejor cuando hacemos menos... y lo que hacemos, está balanceado y con sentido.
En el siguiente enlace encuentran una entrevista que realizaron a Carl Honoré y que complementa muy bien su libro Carl Honoré-Vivir de prisa no es vivir es sobrevivir y en este otro encuentran formas de aplicar el movimiento Slow en la comida, el trabajo, el ocio y la educación de nuestros hijos Movimiento_Slow
El 4 de febrero de 2012 falleció Fabio Villegas Botero, mi tío y maestro. De él aprendí a imaginar, soñar y percibir la posibilidad de construir un mundo diferente.
Recuerdo de él 2 proyectos que compartimos y recreamos hace varios años y que se relacionaban con el calendario y la medida del tiempo; Pensaba que el nuevo milenio debería ser recibido con nuevos códigos de funcionamiento de la humanidad:
Su propuesta "Kalendario mundi", en la que organiza semanas de 6 días eliminando el martes (por ser en honor a Marte, el dios de la guerra); doce meses de 5 semanas, y una semana de fin de año, que puede ser de 5 o 6 días para los ajustes bisiestos.
Y la propuesta de "medición del tiempo en sistema decimal", días de 20 horas, de 100 minutos cada hora y de 100 segundos cada minuto; como se lo escuché: “horas más largas para disfrutar, y minutos y segundos más cortos, para trabajar y ser más productivos” son sólo un ejemplo de la multitud y diversidad de proyectos que formulaba.
Creo que después de esta época de precisiones matemáticas, Fabio –de forma similar al relato del libro “Momo”– aceptó que “la cuenta está equivocada pero cuadra” y que la meta no era planificar y calcular todo con exactitud (como lo hacían los hombres grises del libro)… trascendió el tiempo (y su medida) más allá de lo que usualmente percibimos; su último examen que formuló a sus estudiantes del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid (y que no pudo calificar) da cuenta de ello: pidió a sus estudiantes que describieran psicológicamente un reloj.
Un artículo publicado en Somos EAFIT 118 de agosto-septiembre de 2011 por la psicóloga Gloria Elena Betancur Jiménez, adscrita al departamento de Desarrollo estudiantil de la Universidad EAFIT hace una reflexión sobre el equilibrio que debemos dar los seres humanos a las diferentes dimensiones que debemos atender. Resalta la importancia de dar un alto en el camino para re-conocer y re-organizar las prioridades, que cambian de acuerdo al momento de la vida en el que nos encontramos.
A continuación publico el texto con permiso de la autora:
La balanza de la vida
La complejidad y las exigencias de la vida cotidiana demandan tiempo, dedicación, energía y esfuerzo. Cada ser humano tiene no solo una función que atender, sino varias: a nivel personal, familiar, afectivo, laboral, profesional, social… ¿cuál de todas estas atender?, ¿a cuál función prestarle más atención o dedicarlo más tiempo, si cuando una de ellas se problematiza tiene efecto en las demás?
Cada una de las elecciones que se toman en la vida demanda, en ocasiones, más tiempo, esfuerzo y energía de la que en principio se pensó. ¿Es posible equilibrarlas y atenderlas a todas en su justa medida?
¡Cuánto nos angustia el ceder tiempo a una de las funciones y quitárselo a otras!
Creo que no habría formula en el mundo que nos ayudara a equilibrar el tiempo y las funciones adquiridas a través de las elecciones. Pero si podría ayudarnos si nos formulamos una pregunta:
¿A cuál de las funciones que he decidido asumir le dedico menos tiempo?, que pasa, que siempre que tengo dificultades, o sin tenerlas, el mayor tiempo se lo dedico a una de las elecciones que he tomado en detrimento de las otras?
La respuesta a estas preguntas puede darnos una idea de, no solo del equilibrio o no de la balanza, sino cuales son las elecciones a las que les dedico menos tiempo y esto deriva en la pregunta ¿qué pasa que descuido ciertas elecciones?
La respuestas nos conduce a: ratificar una decisión consciente y razonada de ceder el tiempo de esta elección dado que las otras requieren más de mi atención ya que mi deseo lo tengo en este momento puesto allí o, por el contrario, a percatarnos que inclinamos la balanza hacia algunos de las funciones inconscientemente, es decir, sin pre-meditarlo.
Solo un alto en el camino nos permitiría re-conocer y re-organizar las prioridades. Ojalá no con la disculpa de que las cosas no tienen posibilidad de modificarse.
Hace varios meses publiqué una entrada en este blog en la que mencionaba cómo los japoneses lograban emprender proyectos en tiempos record (increíbles para muchos de nosotros). Lo sorprendente de Japón es cómo en tiempos realmente difíciles nos demuestran de lo que son capaces. Cuando el terremoto de 8,9 grados sacudió Japón, sus carreteras agrietadas no permitían el transporte de alimentos y suministros a las zonas críticas afectadas por el tsunami. Nexco, la compañía japonesa que se encarga de reparar las carreteras, tardó sólo seis días para reconstruir un tramo de autopista terriblemente dañado.
Cada vez que hablo con mis familiares, amigos y compañeros de trabajo, coincidimos en nuestra percepción de que el tiempo es cada vez más corto. Por esto, la frase "No tengo tiempo" cada vez es más generalizada.
En una de las listas de discusión en las que estoy suscrito, encontré el aporte de Carlos Bravo Reyes sobre el tema argumentando como una de las causas es un uso incorrecto de herramientas y programas útiles para ahorrar el tiempo.
En esta dirección encuentran un pequeño artículo del autor sobre este tema.
Espero lo disfruten y sea fuente de inspiración para incursionar cada vez más en el mundo de las tecnologías Web 2.0.
A continuación, les comparto un artículo que leí en la revista Categoría del Centro comercial Oviedo en Medellín y que se publicó en ejemplar No. 68 de agosto de 2010 (página 66 de la revista) el título es el mismo con el que nombré esta entrada al blog "las horas y lo vivido" y fue escrito por Juliana Cifra.
"Corren las agujas del reloj; veinticuatro horas pueden ser un suspiro, un siglo o pasar inadvertidas. Dice Alan Lightman en su libro Einstein´s Dreams que de todas las naturalezas posibles del tiempo, una resulta preponderante, pero las otras residen en otros mundos, ¿como la memoria?, ¿el recuerdo?, ¿el sueño?
Nunca el tiempo ha cobrado tanta importancia como en la época actual. “El tiempo es oro”, asegura la conocida premisa. En veinticuatro horas hay que ser un profesional exitoso, empleado ejemplar, pagar las cuentas, cuidar el estado físico, cuidar esa imagen cuidadosamente construida para interactuar con el mundo, y para muchos, además, ser padres ejemplares.
¿Y qué se queda en nuestra memoria? Muchas veces, al hacer recolección, tenemos una cantidad de recuerdos desenfocados (como la visión en un carro a gran velocidad), y dos o tres momentos claros que sobresalen entre esa maraña de actividades. Esos momentos importantes, generalmente, tienen un elemento en común y es que está presente el corazón, la emoción. Un encuentro con los amigos del alma, una cena con la persona amada, una tarde de juegos y risas con los niños, un momento de eliminación y creatividad, un café compartido con una de esas pocas personas que nos descifra y nos entiende sin explicación, un paseo en un ambiente amable, acogedor, en el que hablamos con nosotros mismos.
Dicen los viejos que si se les diera una nueva vida, se preocuparían menos por las cosas urgentes y más de las importantes. Disfrutarían más y se preocuparían menos. Les pondrían más sustancias y menos apariencias a los minutos de cada día. Y lo hacen, porque nunca es tarde. Se les ve saboreando un café entre amigos, reorganizando el mundo y con los sentidos alerta. Vivos porque la vida es conciencia y de tanto correr, ni siquiera reconocemos el camino que cruzamos.
Es tiempo de recuperar los pequeños placeres del corazón, la vida es una sola y aunque hay que responder a todo lo que nos impone para pertenecer a este tiempo en que vivimos, se requiere darle a cada día el momento de “sentido”. Una hora para caminar en paz consigo mismo, un espacio para encuentros cálidos con seres queridos, un segundo para mirar la luz, la naturaleza, la belleza que está presente en todas partes. Basta querer verla."
Nunca un instante significará lo mismo para dos personas, son dos universos. ¿Qué es el tiempo? Un beso en la memoria es una eternidad.
"En el afán de ser grandes nunca olviden la alegría que nos brinda la niñez. Ya que el tiempo que pasa, no volverá jamás"
Fotografía tomada de la pared de una escuela rural en las cercanías de Medellín-Colombia Gustavo Villegas L. 2009
Cada vez es más escaso el tiempo disponible para compartir en familia. Escuché de un papá que se comunicaba con su hijo por Skype desde la oficina ya que cuando llegaba a casa del trabajo generalmente éste ya estaba dormido y cuando salía en la mañana aún el hijo no había despertado. Aunque parezca exagerado, esta situación se repite con más frecuencia y muchos de los que tenemos hijos pequeños reconocemos que el tiempo para compartir en familia es muy poco (y los hijos sí que lo perciben así).
Hoy más que antes es cuando se vuelve más importante reconocer que no es la cantidad de tiempo compartido en familia sino la calidad. Tal vez nuestros padres disponían de más tiempo para estar en familia aunque también muy seguramente ellos eran más distantes. Un artículo publicado en el periódico El Colombiano de Medellín (Colombia) del día 17 de marzo de 2010 y que se titula "Tiempo en familia se disfruta en segundos" menciona algunos consejos para compartir tiempo de calidad en familia.
Algunas recomendaciones que dan los expertos son:
1. Establezca un tiempo para compartir diferentes proyectos, donde todos los miembros de la familia tengan participación. Al fin y al cabo, es un trabajo en equipo.
2. Hay que mirar porqué los papás están tan ocupados y ya no hay tiempo para compartir con los hijos.
3. Busque espacios en los que se hable, se juegue, se disfrute e, importante, se escuche al otro. La comunicación no puede faltar y menos cuando algo falla.
4. Las tareas del hogar son para repartirse entre todos. Incluye desde las domésticas, hasta el hacer tareas.
¿Planeas el tiempo que vas a dedicar a tu familia o hace parte de tu rutina diaria?
La frase que sirve de título a esta reflexión, y que se atribuye a Abraham Lincoln sintetiza muy bien la historia que hace poco escuché en uno de los talleres de Administración del tiempo: 2 leñadores cortaban leña juntos, uno de ellos lo hacía sin descanso mientras que el otro cortaba leña durante 50 minutos y descansaba 10 sentado bajo la sombra... al final del día, aquel que descansaba doblaba en resultados al primero. Cuando el leñador que "mas duro trabajaba" le preguntó a su amigo cómo hacía para obtener mejores resultados sabiendo que él hacía pausas en su trabajo con mucha frecuencia a lo que el amigo le contestó: "mientras descanso, ¡afilo el hacha!
El Newsletter 47 de Febrero que recibí de Javier Martínez en Catenaria tiene por título "No tengo tiempo para pensar" y al leerlo encuentro total relación con la historia de los leñadores. El mundo actual nos lleva a vivir a un ritmo que nos impide dedicar tiempo a algunas actividades esenciales, la más importante de ellas a reflexionar y ser creativos. En este artículo el autor menciona ejemplos en el deporte y, tal vez el más impactante es cómo El Bulli, calificado como el mejor restaurante del mundo por 4 años consecutivos anunció su cierre por 2 años para poder tomar tiempo para reflexionar, investigar, crear,tiempopara¡Afilarelhachaymantenerseenlacima!
Dentro de tu jornada de trabajo diaria, ¿Con qué frecuencia y cuánto tiempo dedicas a reflexionar sobre lo que haces?
En el año 2007 el periódico The Washington Post llevó a cabo un experimento cuya finalidad era estudiar "si la gente estaba preparada para reconocer la belleza". Para esta prueba convencieron a uno de los más grandes y prestigiosos violinistas del mundo, Joshua Bell, para que, vestido de jean y camiseta y, eso sí, su violín de 4.5 millones de dólares, se ubicase a primera hora de la mañana en una entrada de la estación del metro de Washington, y tocase seis piezas de Bach.
El resultado sorprendente fue que durante los 42 minutos que Joshua Bell interpretó las piezas de Bach, sólo obtuvo 32 dólares y unos pocos transeúntes, que podían contarse con los dedos de las manos, se detuvieron algunos minutos a escuchar con atención al músico de excepción. El resto de personas que a esa hora pasaban al lad
o del violinista (más de 1000) seguían de largo dirigiéndose a sus quehaceres cotidianos con la velocidad de siempre, sin prestar ni un segundo de especial atención a la música de Bach que salía de un violín extraordinario tocado por un instrumentista que llena en todo el mundo salas de concierto costando más de 100 dólares las entradas más baratas. En esta ocasión Joshua Bell recibió poca atención, muy poco dinero y, según dijo después, ningún aplauso.
Los resultados del experimento están ahí, y muchos lo han discutido y cuestionado ya que consideran que el lugar y la hora no eran los más convenientes ya que las personas que las personas que pasan por una estación del metro en una hora pico llevan su propia prisa y están enfocados en otros pensamientos que los aislan del entorno. La reflexión más generaliz
ada que he leído en torno a este suceso, y que guarda mucha consonancia con la Administración de nuestro tiempo es: “Si no tenemos un instante para detenernos a escuchar a uno de los mejores músicos interpretar la mejor música escrita, ¿qué otras cosas nos estaremos perdiendo?” (artículo violinista en el metro Tomado de El Club de la Efectividad).
Al respecto, recuerdo el libro de Michael Ende titulado Momo el cual me recomendó uno de mis amigos en un curso que dicté…
“…aquí todo estaba calculado y planificado con exactitud, cada centímetro y cada instante. Nadie se daba cuenta de que, al ahorrar tiempo, en realidad estaba ahorrando otra cosa. Nadie quería darse cuenta de que su vida se volvía cada vez más pobre, más monótona y más fría. Los que lo sentían con claridad eran los niños, pues para ellos nadie tenía tiempo. Pero el tiempo es vida, y la vida reside en el corazón. Y cuánto más ahorraba de esto la gente, menos tenía".
Este libro, publicado originalmente en 1973 y que en 1974 obtuvo el premio al mejor libro juvenil editado en Alemania aún tiene enseñanzas muy actuales.
¿Será acaso coincidencia que en el experimento en el que participó Joshua Bell, uno de los pocos que quiso quedarse a escucharlo era un niño el cual luchaba con su madre que lo jalaba de la mano para continuar su camino?
A continuación puedes ver el video que muestra lo sucedido en esa mañana del 12 de enero de 2007:
Un día un niño le preguntó a un anciano: Abuelo, ¿qué es vivir?, y el hombre contestó: Es hacer lo que estás haciendo. Entonces el niño se miró a sí mismo, echó un vistazo alrededor y dijo: vivir es fácil.
Tal vez vivir sea algo tal simple, que por lo simple, nos pase desapercibido.
Minutos, como sal en la herida se me pasa la vida gastando el reloj. Minutos, son la morgue del tiempo, cadáveres de momentos que no vuelven jamás. No hay reloj que de vuelta hacia atrás. Minutos que se burlan de mi, minutos como furia del mar, minutos pasajeros de un tren que no va a ningún lugar, minutos como lluvia de sal, minutos como fuego en la piel, minutos forasteros que vienen y se van sin decir, minutos que me duelen sin ti, minutos que no pagan pensión, minutos que al morir formarán el batallón del ayer, minutos que se roban la luz, minutos que me oxidan la fe, minutos inquilinos del tiempo mientras puedan durar, minutos que disfrutan morir, minutos que no tienen lugar, minutos que se estrellan en mi... son kamikaces de dios
Hace poco vi un programa de TV en el que hacían una reflexión sobre el tiempo y el dinero: ¿el tiempo es dinero? (Time is money) y recordé cómo hace varios años CNN publicó la demostración del profesor de economía de la Universidad de Warwick, Ian Walker en la que propuso una ecuación matemática para estimar el costo del tiempo en una persona. http://archives.cnn.com/2002/TECH/science/05/29/time.money/index.html La investigación del profesor Walker se centró en cuantificar el tiempo dedicado en la realización de actividades y el costo implícito en ellas según sea el valor de "nuestro tiempo"; desde el punto de vista económico, Ian sostiene que se puede pagar por ahorrar tiempo subcontratando ó delegando la realización de ciertas labores.
Profundizando más en la cuestión, evitando quedarnos en la formulación de preguntas como: ¿cuánto nos cuesta cocinar ó limpiar la casa? (por el tiempo que invertimos en ello); realmente, ¿podemos hacer una relación del tiempo y el dinero?
Volviendo al programa de TV que inspiró esta reflexión, allí se afirmaba que una cosa era tener tiempo y otra tener dinero y que ambos no son equivalentes. Inclusive se mencionaba el tiempo como medida de riqueza en una persona... ¡Tú eres rico en la medida en que tienes tiempo! ¡hay personas tan pobres que lo único que tienen es dinero!
Guardando alguna relación con el tema, en el 2005 se publicó un libro que terminó siendo un Best Seller cuyo título es: "El vendedor de tiempo". Su autor, Fernando Trías, menciona que la fuente de inspiración para escribirlo surgió cuando escuchaba por radio una entrevista que le hacían a Rosa Regás al ganar el Premio Planeta. "Rosa Regás dijo: Gracias por este premio. Con este dinero podré comprar algo que no se vende: Tiempo.- Tras oír esa frase, me puse a imaginar qué pasaría si en una sociedad como la occidental el tiempo pudiera comprarse. El resultado es este libro.” Fernando Trias de Bes (autor).
El tiempo es una de las cosas que el dinero no puede comprar. Sabemos cómo ganar dinero, ser productivos y eficientes, pero ¿y qué hacer con el tiempo? ¿qué significa que el tiempo es riqueza? La medida de la riqueza es la felicidad... ¿Qué nos hace felices?
Hace unos días me compartieron un video de una conferencia que dura 10 minutos y que nos enseña sobre el valor de los sueños, la vida, el esfuerzo. En una parte de esta conferencia, se define la experiencia como el aprendiaje que obtienes por aquello que no logras.
Si miramos hacia atrás en el tiempo, podríamos reconocer gran cantidad de sueños fallidos y fracasos al emprender una nueva empresa, participar en un nuevo proyecto y aventuranrnos a lo desconocido... si lograramos capitalizar todo lo anterior como aprendizaje, estaremos mejor preparados para el futuro ¡Mirando el pasado todos somos sabios!
Existen dos factores que NO nos permiten aprender de nuestra experiencia:
1. No asumir riesgos. Nos sentimos mejor y más seguros haciendo las cosas de la misma manera cada día sin pensar en cambiar y explorar nuevas formas de hacer lo que hacemos (seguro más eficientes y productivas) y que nospermiten lograr un resultado igual o mayor.
2. La lección aprendida luego de un fracaso es no volver a intentarlo en el futuro. Los fracasos siempre contienen un aprendizaje mayor; simplemente es que no hacemos una evaluación apropiada de lo sucedido para encontrar las lecciones aprendidas que nos llevarán a emprender un nuevo reto con más posibilidad de salir bien librados.
En nuestra vida podríamos distinguir 2 escenarios: Uno que es el ideal (inmaterial) y que está representado en todo lo que creemos posible y lo que pensamos emprender en el futuro. El otro escenario es el real y que da cuenta de lo que realmente hacemos y hace parte de nuestra historia.
Una coherencia entre los objetivos, planes y acciones es determinante para una administración del tiempo eficaz. Es usual encontrar personas que mantienen una linea de división entre el mundo ideal y real al punto de asumirlas como dos dimensiones irreconciliables; estas personas, al final de sus vidas, miran hacia atrás y lo que encuentran son reproches y lamentaciones... yo quería casarme, yo siempre quise tener hijos, yo quise realizar un posgrado, yo quería trabajar en otra cosa, etc. ¿qué fue lo que sucedió con su vida que no le permitió realizar sus sueños y deseos?
Algunos pensarán que fue mala suerte, falta de oportunidades, que la vida no les sonrió. Si indagamos en las causas, encontraremos que no existió coherencia entre lo que creimamos posible y lo que queríamos realizar con lo que realmente hicimos. Un buen ejemplo de ello lo encontramos en el testimonio dado por Warren Buffett en la entrevista que le hicieron hace unos días:
Esta pregunta es respondida por el físico Guillermo Pineda en su artículo "El vertiginoso paso del tiempo (Suplemento Generación, domingo 23 de noviembre de 2008, páginas 6 y 7).
Lo paradójico de esta creencia es que, desde la astrofísica, realmente ¡el tiempo se está dilatando en lugar de contraerse!
La sensación que muchos tenemos de que cada vez el tiempo pasa más rápido, se debe a la gran cantidad de sucesos que enfocan nuestra atención en un día; todo esto, gracias al avance en las Tecnologías de Información y Comunicación que nos permiten darnos cuenta de lo que acontece minuto a minuto en un mundo globalizado.
En últimas, la percepción de que el tiempo es más corto, tiene su explicación desde la psicología y la tenemos las personas que vivimos intensamente y realizamos una gran cantidad de actividades (productivas o no) aquellos para los que los días trasncurren con monotonía y pocas emociones, no dirán lo mismo.
Las tecnologías son algo maravilloso y peligroso. ¿Qué sería de nosotros sin Internet? Si queremos, podemos hacer que herramientas como el correo electrónico administen nuestro tiempo y, por qué no decirlo, que nos desenfoquen de nuestras prioridades... la adicción al correo electrónico lleva a que muchos piensen en la necesidad de un Blackberry resistente al agua para poder consultarlo mientras toman una ducha o que duerman con el debajo de la almohada (y que decir de consultarlo en cine, teatro, misa, etc.).
Yo soy uno de los que reconozco cómo el e-mail se ha convertido en una herramienta fundamental de trabajo, aunque no es la única, y en muchos casos tampoco es la más importante. Un mal uso del e-mail, acompañado de una atención excesiva al mismo, definitivamente nos llevará a una baja productividad en nuestro trabajo.
En mi caso, cuando alguien responde casi de inmediato un correo que yo le envío, me lleva a preguntarme ¿qué estaría haciendo esa persona en ese momento? y, a mi juicio, pienso que nada que fuese planeado... muchos en su trabajo utilizan la bandeja de entrada de su correo como "zona de pesca" en la cual se sientan a esperar que "algún pez pique el anzuelo" para actuar (y mientras, en el mejor de los casos, no queda sino esperar y estar alertas).
Comparto lo expresado por Raúl Hernández en su Blog cuando recomienda prestar atención al e-mail sólo un par de veces al día y dejar la obsesión por estar permanentemente conectados http://www.vidadeunconsultor.com/2008/05/ya-leere-tu-email/ Lo que me parece más interesante de este artículo es la gran cantidad de comentarios que escribieron a esa nota en los que habían personas a favor y en contra. Seguro disfrutarán su lectura.
La realidad es que, actualmente existen otras herramientas tecnológicas de software social que manejan una comunicación de uno a muchos de forma más eficiente, por lo que los días del e-mail están contados.
¿Te atreves a compartir tu experiencia con el e-mail?
Según la Ley de Murphy sobre la administración del tiempo, todo lleva más tiempo que todo el que tienes disponible.
Si tuvieses sólo 6 días para cambiar el motor de una embarcación grande ¿cómo lo lograrías? Este reto ocurrió realmente hace varios años y "coincidencialmente" fue emprendido por una firma japonesa especializada en este tipo de trabajos.
Lo curioso de la historia es que, aunque el tiempo era poco, 3 ingenieros japoneses estuvieron en el barco durante 2 días planeando el cambio del motor (dejando sólo 4 días para cambiarlo) ¡y así se logró!
En occidente valoramos más la capacidad de acción que la de planeación; muchas personas incluso llegan a reconocerse más productivas cuando trabajan bajo presión y con un fuerte sentido de urgencia. En Antioquia (la tierra dónde nací y vivo) se conserva una mentalidad de nuestra cultura arriera que se refleja en la siguiente frase: "en el camino se acomodan las cargas" y la cuál nos enseña a enfocarnos más en la acción, menospreciando la planeación al considerarla una pérdida de tiempo.
Imagino el cambio del motor de esta embarcación si fuese encomendado a una firma de ingenieros paisas:
A las 6 de la mañana del primer día un ingeniero en jefe se toma el barco con un grupo de unos 20 mecánicos, electricistas, ayudantes, etc. y rápidamente los lleva al cuarto de máquinas. Allí reunidos señala con las manos todo lo que hay alrededor y les da una orden muy clara y precisa: "Esto hay que desmontarlo"
... A las 11 am del día 1 ya se ha avanzado bastante en el despiece, y comienzan las preguntas y las dificultades: ¿Con qué herramienta quitaremos esta parte? ¿Por dónde vamos a sacar esta otra? ¿Esta tubería hay que quitarla o se dejará? ¿Qué hacemos con esto que se nos dañó al intentar desensamblar esto otro?, etc, etc, etc...
...El día 2 ya son más los problemas (¿imprevistos?) que se tienen que resolver. El proyecto no avanza y todo parece ir de mal en peor; se está programando un segundo turno y todos deben mostrar su compromiso trabajando sin descanso el tiempo que sea requerido.
...El día 3 siguen los problemas, ya se presentó el primer accidente de trabajo debido a la fatiga y al cansancio, otra persona que llegó nueva no sabía muy bien que debía hacer y había desmontado una instalación que ya se había acordado que se dejaría intacta...
...El día 4 se está trabajando a 3 turnos, nadie duerme y todos trabajan "en acuartelamiento" hasta que el proyecto culmine.
...El día 5 todavía no se ha podido llevar el nuevo motor al cuarto de máquinas, y es más, no se sabe cómo se trasladará hasta allí porque los equipos disponibles no soportan esta carga; los "imprevistos" que se presentan son muchos "estas cosas suelen pasar cuando uno se enfrenta a la labor de desmontar un equipo viejo" -argumentará el director del proyecto- justificando una prórroga en el cumplimiento del contrato.
...El día 6 se consigue una prórroga por 10 días más mientras que el contratante reconoce que en 6 días era imposible cambiar el motor porque ¡para lo que se han esforzado intentándolo!
Conclusión: esta ley de Murphy muestra lo grave que puede ser emprender un proyecto sin comenzar con la debida planeación.
